ZGT: continu verbeteren op 50 afdelingen met Lean Six Sigma

ZGT wil morgen beter zijn dan vandaag. Niet met losse verbeterprojecten, maar met een structurele aanpak: verbeterteams op elke afdeling, twee projectweken per jaar en opgeleide Green Belts die de kennis borgen.

Symbol begeleidt dit traject al jaren. Resultaat: 22 van de 50 afdelingen hebben een actief verbeterteam en 75% van de deelnemers slaagde voor de Green Belt, tegenover een landelijk gemiddelde van 45%.

Uitdaging

Verbetercultuur opbouwen in een ziekenhuis met 50 afdelingen

Aanpak

Verbeterteams per afdeling, projectweken en Green Belt-opleidingen

Resultaat

veel concrete verbeteringen en 75% slagingspercentage

Over ZGT

Ziekenhuis Groep Twente (ZGT) is een topklinisch ziekenhuis met locaties in Almelo en Hengelo, en buitenpoliklinieken in Geesteren, Goor, Nijverdal, Rijssen en Westerhaar. Circa 200 medisch specialisten en 3.500 medewerkers leveren hoogwaardige zorg aan zo’n 250.000 patiënten per jaar. ZGT is Qualicor Europe geaccrediteerd, TÜV-gecertificeerd en staat als opleidingsziekenhuis sterk in opleiding en onderzoek.

Met een stijgende zorgvraag en een gelijkblijvend aantal zorgprofessionals is slimmer werken geen keuze maar een noodzaak. Ramon Kamphuis en Erwin van Dijk zijn al decennialang de drijvende kracht achter het verbeterprogramma binnen ZGT. Hun missie: elke afdeling, elke dag een beetje beter.

De uitdaging

Continu verbeteren bestond bij ZGT al langer, maar bleef hangen op projectniveau. Twee keer per jaar een projectweek leverde goede resultaten op, maar verbeteringen verspreidden zich niet door de organisatie. Op afdelingsniveau ontbrak een werkwijze om kleine dagelijkse problemen zelfstandig op te pakken. De werkdruk bleef hoog en niet-waarde-toevoegende stappen bleven bestaan.
Symbol-consultant Juan Jauregui analyseerde de situatie samen met Ramon en Erwin. De conclusie: verbeteringen kwamen van bovenaf of via projectweken, maar beklijfden niet op de werkvloer. Medewerkers misten de kennis, het mandaat en een gestructureerde methodiek om zelfstandig te verbeteren.

Onze aanpak

Symbol en ZGT ontwikkelden een programma op drie niveaus zodat continu verbeteren niet afhankelijk is van één aanpak of één groep mensen.

Wat er concreet is gedaan:

Verbeterteams per afdeling opgericht, alleen waar intrinsieke motivatie aanwezig is. Nu 22 van de 50 afdelingen actief.
Twee trainingen per verbeterteam: kortcyclisch verbeteren en cyclisch ontregelen, direct vertaald naar problemen van de eigen afdeling.
Twee Lean Six Sigma-projectweken per jaar: drie verbeterprojecten per week, go/no-go door de Raad van Bestuur.
Twaalf Green Belts opgeleid door Symbol via de CIMM-methodiek. Negen van de elf deelnemers slaagden met goede cijfers.
Digitaal portfolio gebouwd zodat verbeteringen worden vastgelegd en gedeeld tussen afdelingen.

“Bij ZGT willen we morgen beter zijn dan vandaag. Zolang het niet ten koste gaat van een patiënt of collega, mag je leren, experimenteren en fouten maken. Want dáár worden we beter van.”

Resultaten

Maatstaf	Vóór	Na	Verbetering
Afdelingen met verbeterteam	0	22 van de 50	Groeiend
Slagingspercentage Green Belt	45% landelijk	75% bij ZGT	Veel kennis
Tijdsbesparing per afdeling	Structureel verstoord	1 uur per dag	Aantoonbaar
Borging verbeteringen	Geen systeem	Digitaal portfolio actief	Geborgd

75% slagingspercentage tegenover 45% landelijk gemiddelde
De verbeterteams creëren een sneeuwbaleffect: tijd vrijgemaakt door één verbetering wordt direct ingezet voor het volgende project.

Lessons learned

Continu verbeteren mislukt in veel organisaties niet door gebrek aan ambitie, maar door gebrek aan eigenaarschap op de werkvloer. ZGT laat zien dat het werkt als je medewerkers de kennis en het mandaat geeft om kleine problemen zelfstandig op te lossen. Niet wachten op een projectweek of een consultant, maar elke dag een beetje beter.

Het tweede inzicht: motivatie is een randvoorwaarde, geen bijzaak. ZGT start alleen een verbeterteam als er intrinsieke motivatie is. Die selectie aan de voorkant maakt het verschil tussen een team dat doorzet en een team dat na drie maanden stilvalt.

Vergelijkbare cases

GGD Drenthe: Mijn Kinddossier succesvol geïmplementeerd met Lean

GGD Drenthe implementeerde Mijn Kinddossier: een online portaal voor ouders in de jeugdgezondheidszorg. De technische kant was doenbaar, de menselijke impact groter dan verwacht. Symbol begeleidde het verandermanagement van startbijeenkomst tot borging. Resultaat: portaal live in een jaar, alle medewerkers overtuigd en kennis geborgd in de organisatie.

GGD: vaccinatiesnelheid verhoogd o.b.v. Lean

GGD GHOR moest het vaccinatietempo in korte tijd verdrievoudigen. Symbol formeerde een Lean-team van vijf consultants dat in 6 weken 50 vaccinatielocaties bezocht en gerichte verbeteringen doorvoerde. Resultaat: het priktempo steeg van 22 naar 100 prikken per uur per priklijn en het weekvolume groeide van 500.000 naar 1,4 miljoen prikken.

Scoober: Lean-fundament gelegd in snelgroeiende bezorgorganisatie

Scoober had last van eilandjes: vestigingen werkten niet op dezelfde manier en konden niet van elkaar leren. Symbol hielp een Lean-plan, strategieplan, processenplan en trainingsplan op te zetten. Resultaat: de belangrijkste bedrijfsprocessen gestandaardiseerd, het management getraind als Lean Champion en drie Lean-medewerkers actief in de organisatie.

MOSO: 30% kortere doorlooptijd door procesverbetering

De R&D-afdeling van MOSO was overbelast en een rem op groei. Niet door gebrek aan talent, maar door ontbrekende structuur en onduidelijk eigenaarschap. Symbol bracht de diagnose en een gerichte aanpak. Resultaat: 30% kortere doorlooptijd en voor het eerst in jaren ruimte voor nieuwe productontwikkeling.

Herken je dit in jouw organisatie?

Een verbetercultuur die niet van de grond komt. Verbeterprojecten die wel starten maar niet beklijven. Medewerkers die willen verbeteren maar niet weten hoe.

Symbol helpt organisaties een werkende verbeterstructuur opbouwen die blijft. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Plan een gesprek